Depuis que j'ai connu cette "méthode" il y a une vingtaine d'années, au-moins, je l'ai utilisée chaque jour.
Cette méthode a été pour moi une révélation !
Que ce soit dans ma vie privé, ma vie professionnelle, ma façon de regarder et d'aborder les choses.
Les choses les plus grandioses partent souvent des choses les plus évidentes. Les plus logiques.
C'est un peu la même chose que le concept de "Voix du client", ou Voice Of Customer (VOC) en Lean (comme les 5S d'ailleurs) : cela dit simplement qu'il faut écouter son client… et ce "précepte" est enseigné en management, en Lean… et pourtant, le concept, à la base de toute relation clients n'est que très peu enseigné, comparativement à l'utilité qu'il aurait, partout, dans toutes les sociétés, tous les domaines, et à tous les échelions de la hiérarchie. Mais c'est bien loin d'être le cas.
Mais la VOC est un autre sujet, que je développerais dans un autre article, dans un autre post.
Revenons à la méthode des 5S.
Un peu d'histoire…
Avant tout, il est important de définir brièvement ce qu'est le Lean Manufacturing.
C'est un système de réorganisation des ressources et d'optimisation de la productivité par Toyota.
Le constructeur a mis en évidence deux éléments essentiels.
Le premier, est que l’amélioration de détails, pourtant individuellement insignifiants, pouvait avoir un impact considérable sur la productivité globale.
Le second, est que l’homme en tant qu'opérateur, devait être au cœur de la réflexion.
Après la Seconde Guerre mondiale, le fondateur de Toyota, Sakichi Toyoda, son fils, Kichiro Toyoda, et les ingénieurs Taïchi Ohno et Shigeo Shingeo développèrent les concepts de "réduction des gaspillages", de "juste-à-temps" et de "flux tirés" (inverse du concept de "flux-tirés".
Ces concepts, qui avaient déjà été théorisés en partie par Henry Ford (Fordisme) et William Edwards Deming (Roue de Deming), ont été mis en place dans l’environnement de Toyota avec l’aide de techniques ou méthodes simples, qui associent tous les employés.
C’est ainsi que le Toyota Production System (TPS) a vu le jour avec une application directe sur le terrain. Il a depuis évolué et s’est amélioré en permanence. Il vise avant tout à optimiser la valeur réelle pour le client final. On en revient toujours à la satisfaction client !
De l'utilité de définir la méthode…
Le principe fondamental de la méthode des 5S est d'assurer le bien-être des employés et la productivité, tout en améliorant leur environnement de travail.
A la base, centrée sur l'agencement de l’espace de travail, la méthode des 5S a pour objectif de rendre l'environnement proche organisé, sécurisé et propre.
Plus un environnement de travail est rangé, organisé, et moins il y a de perte de temps, de gaspillage.
En d'autres termes : cette méthode permet de travailler plus rapidement sans se perdre des tâches sans valeur ajoutée , de réduire les accidents de travail pour les ateliers (pas de pièces inutiles dans l'environnement de travail) et donc de se concentrer sur l'essentiel.
Elle provient de 5 verbes d'action japonais résumant les tâches essentielles à mener pour améliorer son environnement.
Seiri > Seiton > Seiso > Seiketsu > Shitsuke
Mais vous verrez que, comme moi, vous pourrez le mettre rapidement en place pour simplifier votre vie, et avoir plus de temps, moins de gaspillage de charge mentale, pour avancer sur ce qui vous importe vraiment.
Cet acronyme, 5S, reprend les lettres japonaises de :
Seiri : Débarrasser, c'est-à-dire "Retirer ce qui est inutile",
Seiton : Ranger, c'est-à-dire "Mettre en ordre",
Seiso : Nettoyer, c'est-à-dire "Rendre l'espace de travail propre",
Seiketsu : Maintenir l'ordre, c'est-à-dire "Adopter de bonnes pratiques pour conserver l'espace de travail rangé",
Shitsuke : Être rigoureux pour mettre en œuvre les 4S précédents (maintenir les actions précédentes dans le temps).
Vous voyez ? C'est assez simple en somme. Il faut pour cela être assez rigoureux, chaque jour... Et l'importance de "Shitsuke" prend alors tout son sens...
Il faut noter que l'ordre des actions est important. On commence par débarrasser pour finir par le maintien de la rigueur concernant les bonnes habitudes nouvellement acquises.
Pour finir, voici quelques avantages à l'utilisation de la méthode des 5S (Je remercie à ce sujet la société Optiflux pour cette liste présente sur leur site internet).
Des avantages en termes de résultats directs :
Instaurer le rangement et la propreté sur les postes de travail et leur environnement
Mettre en place une organisation visuelle
Améliorer de façon générale l’environnement
Donner une meilleure image du site lors des visites
Éliminer au quotidien des gaspillages de matière et de temps
Conserver des équipements en bon état de fonctionnement
Améliorer l’observabilité des flux
Réduire des risques d’accidents de travail
Améliorer visiblement les conditions de travail
Avantages en termes de comportement :
Remise en cause des habitudes
Exprimer des initiatives et des solutions créatives
Établir des règles et des standards
Capitaliser sur les savoirs et savoirs-faire
Communiquer et piloter une équipe à partir des thématiques 5S
Respecter des règles collectives et des engagements
Pérenniser des résultats acquis et la progression
De la mise en place de la méthode en entreprise… ou chez vous…
Il s’agit avant tout d’une discipline que chacun doit commencer par s’imposer à soi-même. Cela doit en effet être mis en place au niveau de chaque salarié, de chaque poste de travail de chaque maillon de la chaîne de production.
Dans chaque unité de production, chaque "Business Unit", il est nécessaire d'organisez un brainstorming incluant tous les types de profils. Il faut bien sûr, comme dans tout conduite du changement, convaincre chacun de s’impliquer dans le projet : c'est une condition essentielle à sa réussite.
Une fois cette première étape franchie, voici comment l'appliquer :
1) Auditez toutes les fonctions de votre entreprise, et identifiez chaque point d’amélioration. Utiliser le Jemba Walk sera ici très utile ! (autre outils du Lean !)
2) Créez des groupes de travail supervisés par les responsables Qualité. Adaptez les changements en fonction des besoins de chaque service.
3) Hiérarchisez les idées ayant émergé et fixez des priorités claires. C’est à la direction générale de faire le choix des priorités à appliquer en premier et selon un calendrier bien précis,
4) Rédigez un plan d’action détaillé schématisant l’ensemble des mesures à appliquer,
5) Contrôlez régulièrement leur bonne application. Il est souvent nécessaire de réviser vos objectifs au cours du temps, selon l’évolution de vos objectifs.
6) Tout au long du processus, appuyez-vous sur les managers les plus appréciés pour obtenir l’adhésion de vos collaborateurs dans la conduite du changement.
Pour rappel, la phase "Obtenir l'adhésion des collaborateurs", ou dit autrement "Former une coalition directrice" est la deuxième étape des 8 étapes de la Conduite du changement de John Kotter :
1. Instaurer un sentiment d'urgence,
2. Former une coalition directrice,
3. Définir une vision et une stratégie,
4. Diffuser la vision,
5. Responsabiliser les salariés pour élargir l'action,
6. Obtenir des victoires rapides,
7. Consolider les gains et accentuer les changements,
8. Ancrer les nouvelles pratiques dans la culture d'entreprise.
"Plus les gens utiliseront mes inventions, plus le pays se portera mieux."
Sakichi Toyoda
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